いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】セル結合と格子罫線に頼ると見栄えがいまいち？エクセルで複雑な表をすっきりさせるテク

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2019年11月22日 06:55

複雑なレイアウトの表でついやってしまう「セル結合＋格子罫線」を改善したい！

　Excelでは、1つのセルに1つのデータを入力するのが基本ですが、複数の行に対して1つの見出しを付けるなど、複雑なレイアウトの表を作ることも可能です。例えば、Excelで作成した次のような個人評価表（①）を見たことがある読者は多いことでしょう。

　この表には、いくつかのセルを結合して1つのセルとして内容を入力している箇所があります。また、最後に格子の罫線を引いて仕上げています。この表のように少し複雑なレイアウトの表では、この仕上げ方が手っ取り早いので、毎回このように仕上げているという人もいるのではないでしょうか。内容にも誤りはありませんし、これでも悪くはないのですが、もう少し見栄えの良い表に仕上げることはできないでしょうか？

　今回は、罫線の引き方を工夫することで複雑なレイアウトの表も見やすく仕上げるテクニックを解説します。

罫線を引く前に表内の項目を適切に配置しておく

　表を仕上げる時には、罫線を引く前に表内の項目をすべて適切に配置しておくようにしましょう。罫線を引いた後に表の項目の修正や移動などを行うと、せっかく引いた罫線が崩れてしまうことがあります。では、先ほどの個人評価表を、別のやり方で仕上げてみましょう。最初に表全体を選択し、設定されているすべての書式をクリアしておきます（①）。書式のクリアは、［ホーム］タブ→［クリア］→［書式のクリア］で行えます。

　セルB2に入力されている「本人評価」とセルE2に入力されている「上長評価」という文字列は、それぞれ関係する列の上の行の中央に配置したいですよね。このように、複数のセル範囲内で文字列を中央揃えにしたい時は「セルを結合して中央揃え」を選択したくなりますが、ここでは別の方法で中央揃えにしてみます。「本人評価」という文字列はセル範囲B2:D2の中央に配置したいので、そのセル範囲をドラッグして選択（②）し、［ホーム］タブの［配置］グループの右下にある矢印（③）をクリックします。

　［セルの書式設定］ダイアログボックスが表示されます。［文字の配置］の［横位置］欄のメニューから［選択範囲内で中央］（④）を選択し、［OK］（⑤）をクリックします。

　セル範囲B2:D2の中央に「本人評価」の文字列が配置されました（⑥）。同様にして「上長評価」の文字列をセル範囲E2:F2の中央に配置しておきます（⑦）。今回の例では、「セルを結合して中央揃え」を使っても特に問題はないのですが、セルの移動や削除、コピペなどを行う可能性のある資料では、セルを結合するとそれらの操作がうまくいかなくなる場合があります。この「選択範囲内で中央」を覚えておくと、セルを結合しなくても見た目だけ中央揃えにすることができるので、セルの移動や削除、コピペも問題なく行えます。見出し行・見出し列にあたる3行目とA列の項目は、［ホーム］タブの［中央揃え］をクリックして中央揃えにしておきます。一般的に、表の見出しは中央揃えにしておいた方が見やすくなります。

　Excelでは文字列は左揃え、数値は右揃えで表示されます。このように数値と文字列が混在する表では左揃えと右揃えが混在して見栄えがよくないので、どちらかに揃えておきましょう。ここでは、セル範囲D4:D9を選択した状態で［ホーム］タブの［右揃え］（⑧）をクリックし、右揃えにしておきます（⑨）。

　これで、項目の配置が終わりました。次項では、この表に罫線を引いて仕上げていきます。

罫線はデータのまとまりがわかりやすくなるように引く

　先ほどの個人評価表に罫線を引いていきましょう。罫線は、データのまとまりがわかりやすくなるように引くのがポイントです。まずは、見出しとそれ以外の項目を罫線で分けていきます。セル範囲A2:A13をドラッグして選択（①）し、［ホーム］タブの［罫線］の右側にある［▼］（②）→［右罫線］（③）をクリックします。

　選択したセル範囲の右側に罫線が表示されました（④）。手書きで表を作る時にも、このように1本ずつ線を引いて見出しと項目を分けますよね。格子以外の罫線を引きたい時には、手書きのように1本ずつ罫線を引くと、混乱したり失敗せずに進めることができます。

　同様にして、見出しと項目の境界や、項目の内容の境界に罫線を引きます（⑤）。罫線を引きたいセル範囲を選択し、罫線の位置に応じて［左罫線］や［右罫線］、［下罫線］などを選択してそれぞれの罫線を引きましょう。

　セルB12に入力されている文が、表の右にはみ出しています。このような時はセルの結合が思いつくかもしれませんが、別の方法があります。文章を表示させたいセル範囲（ここではセル範囲B12:F13）を選択（⑥）して、［ホーム］タブの［フィル］（⑦）→［文字の割付］（⑧）をクリックします。

　すると、セルを結合しなくても、選択したセル範囲内で文が自然に改行されて表示されます（⑨）。

　この表では、「本人評価」の欄が「上半期」「下半期」「来期目標」の3つに分かれています。これらの3つの境界をわかりやすくするため、罫線を引いてみましょう。先ほどと同様に、罫線を引きたいセル範囲（ここではセル範囲B3:B9）をドラッグして選択（⑩）し、［ホーム］タブの［罫線］の右側にある［▼］（⑪）をクリックします。

　罫線の一覧が表示されますが、ここで引く罫線は同じ「本人評価」の中にある3つの項目を区切るのが目的なので、先ほどの罫線とは違う種類の罫線を引いて区別します。先ほどは実線の罫線を引きましたが、ここでは点線を引きます。罫線のメニューから直接点線を選ぶことはできないため、表示される罫線の一覧の一番下にある［その他の罫線］（⑫）を選択します。

　［セルの書式設定］ダイアログボックスの［罫線］タブの画面が表示されます。［スタイル］欄から点線（⑬）を選択し、画面中央のプレビュー欄のセルの右側をクリック（⑭）して点線が表示されたのを確認したら、［OK］（⑮）をクリックします。

　B列とC列の境界に点線が引かれました（⑯）。

　同様にして、C列とD列の間、E列とF列の間、11行目と12行目の間にも点線を引きます（⑰）。このように、小項目の区切りに点線を使うと、大きなデータのまとまりの中での細かいデータの区切りがわかりやすくなります。また、格子で一気に全体に罫線を引くよりも表全体がスッキリとして見やすくなります。

　最後に、見出しに色を付けたり、表に縞模様を付けたりして、表を仕上げます（⑱）。冒頭の表と内容は全く同じですが、データが見やすく、手抜き感のない仕上がりになったと思いませんか？

罫線は一気に引かず、データのまとまりを意識して引こう

　今回は、複雑な表を見栄えよく仕上げる方法を解説しました。罫線は表全体に一気に引くのではなく、手書きの時のように1本ずつ引いていくようにし、データのまとまりを意識して複数の種類の罫線を使い分けるようにすると、データが見やすくなるだけでなく、より丁寧に仕上げている感じも出ます。自分の評価アップにもつながるかもしれませんよ。

　複雑な表を作成する時には、ぜひ今回の記事の内容を参考にしてみてくださいね。